Email- und Internet-Nutzung im Betrieb: Orientierungshilfe der Datenschutzbehörden – mit Musterbetriebsvereinbarung
Der Zugriff auf Informationen aus betrieblichen E-Mails ist oft sehr wichtig für Unternehmen. Beispiele hierfür sind etwa die Aufklärung von Regelverstößen oder für Gerichtsverfahren. Doch beim Auswerten und Sichten von E-Mails gelten hohe rechtliche Anforderungen. Die Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder haben nun eine entsprechende Orientierungshilfe für die Wirtschaft zur Nutzung von E-Mail und Internet am Arbeitsplatz herausgegeben. Die Orientierungshilfe ist zwar rechtlich nicht verbindlich. Aber sie fasst die Sicht der obersten Datenschützer des Landes zum datenschutzrechtlichen Rahmen und den zulässigen Regelungsmöglichkeiten bei der betrieblichen E-Mail- und Internetnutzung am Arbeitsplatz zusammen. Zudem hat die Datenschutzkonferenz ein Muster für Betriebsvereinbarungen/ Richtlinien/Anweisungen und Einwilligungserklärungen erstellt. Die Orientierungshilfe können Sie hier herunterladen.
Weitere Vorgaben zur Umsetzung der rechtlichen Vorgaben in der Praxis finden Sie in einem entsprechenden Beitrag aus der NJW, den Sie hier mit freundlicher Genehmigung des Verlag C. H. Beck herunterladen können. Der Überblick beschreibt, welche Risiken bei deren Nichtbeachtung drohen. Dabei steht vor allem die neuere Rechtsprechung im Vordergrund. Der Beitrag zeigt zudem, wie Arbeitgeber rechtliche Risiken bei E-Mail-Kontrollen wirksam verringern oder vermeiden können. Einer der Schwerpunkte des Überblicks liegt auf Handlungsempfehlungen für die Praxis und einer Checkliste zur Vorbereitung und Durchführung von Zugriffen auf betriebliche E-Mail-Zugänge.
Die von den Datenschutzbehörden erstellte Musterbetriebsvereinbarung enthält viele gute Ansätze. Allerdings wären aus Arbeitgebersicht noch weitere Anpassungen zweckmäßig. Dies betrifft insbesondere die Regelungen zu Mitarbeiterkontrollen oder Stichproben. Unternehmen sollten zudem bei neu zu verhandelnden Betriebsvereinbarungen auch die Vorgaben der kommenden EU-Datenschutzgrundverordnung bereits berücksichtigen. Gerne helfen wir Ihnen bei Fragen zu für die Praxis im Unternehmen geeigneten Betriebsvereinbarungen oder zu einzelnen Regelungen zur IT-Nutzung im Betrieb.